Boskalis blij met SAP BPC
Weg met die spreadsheet!
Ton Verheijen | 27.03.2018 15.43 CET | Finance, EPM, Analytics
De reputatie van de spreadsheet is niet best onder financials. En daar is alle reden toe: één formulefoutje en de cijfers kloppen niet meer. Van dit probleem is Boskalis verlost sinds de implementatie van SAP BPC 2.0. Er komt geen spreadsheet meer aan te pas tijdens de consolidatie. “De cijfers zijn betrouwbaar en de tijdwinst is enorm”, aldus Paul Schurgers, die met dit project de SAP Quality Award won.
“Optellen van cijfers, dat is wat ik doe.” Paul Schurgers, Manager Group Accounting & Reporting van Boskalis, houdt het graag simpel als hij over zijn werk vertelt: “Gedetailleerde en betrouwbare cijfers, dat is wat we nodig hebben. Wat verdienen we per project? Wat verdienen we per schip? We willen een veel kortere doorlooptijd van het consolidatie- en rapportageproces. Om die redenen hebben we gekozen voor SAP BPC. Vroeger gebruikten we drie verschillende applicaties voor de consolidatie van de verschillende bedrijfsonderdelen Door SAP BPC hebben we meer inzicht in het rapportageproces en –ook niet onbelangrijk- minder stress.”
Vloot: 900 schepen
Met een omzet van 2,3 miljard euro in 2017 is Koninklijke Boskalis Westminster een toonaangevende internationale dienstverlener op het gebied van baggeren, maritieme infrastructuur en maritieme diensten. Wereldwijd worden totaaloplossingen geleverd voor infrastructurele uitdagingen in maritieme gebieden, kuststreken en rivierdelta’s. Denk aan aanleg en onderhoud van havens en vaarwegen, creatie van land in water en bescherming van kusten en oevers. Boskalis is actief in de olie- en gassector en offshore windindustrie en voert daarnaast scheepsbergingen uit. Met een vloot van ruim 900 schepen en vaartuigen en 10.700 medewerkers, inclusief deelnemingen, is de onderneming actief in zes continenten.
"De voordelen onderaan de streep? Meer snelheid, minder fouten"
Voor het beoordelen van de cijfers is een beproefde consolidatieoplossing nodig. De keuze voor SAP BPC (Business Planning and Consolidation kwam niet uit de lucht vallen. De consolidatiesoftware van SAP wordt al jaren gebruikt door toonaangevende organisaties, zowel in Nederland als daarbuiten, zowel multinationals als het mkb. Met SAP BPC stroomlijnen organisaties hun bedrijfsvoering. Consolidatie- en planningssoftware zijn gecombineerd in één oplossing. Daarbij gaat het niet alleen om financiële applicaties maar ook om integratie met niet-financiële bedrijfsprocessen, managementrapportages en toekomstvoorspellingen. De voordelen onderaan de streep? Meer snelheid, minder fouten.
Werken bij Koninklijke Boskalis Westminster is voer voor een spannend jongensboek. Zeker, het zijn experts die bij het concern werken, maar het zijn ook avonturiers en wereldreizigers. Nu eens zitten ze in Indonesië, dan weer in Brazilië, Angola of Australië. Schurgers noemt het “een rondreizend circus”. De medewerkers zijn werkzaam in zo’n negentig landen, met tientallen verschillende valuta’s.
Keep it simple
“Rapporteren is lastig. De geconsolideerde cijfers moeten goed gesorteerd zijn”, vertelt Schurgers in zijn werkkamer op het hoofdkantoor in Papendrecht. Zijn kamer hangt vol met schilderijen van eigen hand: grillige voorstellingen tussen figuratief en abstract in, met krachtige primaire kleuren en een knipoog naar de impressionisten. Ook buiten is het schilderachtig. Vanuit zijn raam kijkt Schurgers uit op de Beneden Merwede, een drukke snelweg voor de binnenvaart, met daarachter het karakteristieke Zuid-Hollandse landschap –maar dat terzijde.
Schurgers was vanaf het eerste moment nauw betrokken bij de implementatie van SAP BPC 2.0. Het project (dat in het najaar van 2016 werd afgerond) nam anderhalf jaar in beslag. Schurgers: “Met ict-consultant Finext hadden we goede ervaringen. Zij hebben ons ook nu weer prima geholpen met de bouw van de applicatie. Bij alle besluiten hebben we hen betrokken. Door hun benchmarks weten zij heel goed wat gebruikelijk is bij andere klanten, en wat toegevoegde waarde heeft.”
Met de CFO en divisiecontrollers stelde Schurgers de inrichtingseisen vast. De divisiecontrollers wilden meer tijd vrij maken voor meer analyses in het afsluitproces. De rol van finance bij Boskalis is zowel risicobeheerser als adviseur, ondersteuner van de business, verzorger van interne rapportages en bewaker van compliance-eisen. Schurgers over de inrichting: “We hebben een stip aan de horizon gezet. Wat wilden we hebben? De CFO zei: keep it simple. Zo min mogelijk uitzonderingen. Hoe kun je mensen ermee laten werken zodat er ook echt een kwaliteitsslag wordt gemaakt? Hoe ga je rapporteren?”
"Als je iets niet in één zin kunt samenvatten, haken mensen af. Zelfs de meest ingewikkelde besluitstukken pasten op anderhalf kantje”
Er moest zo weinig mogelijk maatwerk in. Schurgers: “In de eerste versie van SAP BPC hadden we veel maatwerk in de drie verschillende applicaties voor de specifieke bedrijfsonderdelen. Dat hebben we eruit gehaald. Medewerkers moesten zich aanpassen aan het systeem. Bij het bouwen hebben we projectteamleden ruimte gegeven om, binnen de inrichtingseisen, te bouwen wat ze zelf wilden De teamleden hebben ownership genomen en een mooie applicatie gebouwd. Ook belangrijk: de projectdocumentatie moest helder zijn. O ja, alles in korte en krachtige bewoordingen. Als je iets niet in één zin kunt samenvatten, haken mensen af. Zelfs de meest ingewikkelde besluitstukken pasten op anderhalf kantje.”
Even wennen
Met SAP BPC 2.0 won Boskalis eind vorig jaar de SAP Quality Award. Puik stukje technologie! Maar zonder de juiste spirit en de juiste mensen zou het niks geworden zijn. Schurgers over de projectgroep: “Je hebt draagvlak, de juiste competenties en een goede sfeer nodig. En mensen die complementair zijn aan elkaar. Ik bedoel: wat ik zelf niet heb, heeft een ander wel. Ik ben van de hoofdlijnen. Naast me heb ik iemand nodig van de details. Ik maak contact met een deel van de groep. Naast me maakt iemand contact met de rest. Zo komen we er wel. Met respect voor elkaar kom je er altijd. Al waren de werkdagen lang, we hadden de grootste lol samen.”
In het nieuwe systeem worden zo’n 900 cijfersets gestopt en zijn in totaal 150 extra kwalitatieve checks ingebouwd. Schurgers: “Voortaan kan ik beter monitoren wat mensen erin hebben gestopt. Dat was wel even wennen voor de ongeveer 250 mensen die hiermee moeten werken. Verandering roept vaak weerstand op. Het is nu eenmaal niet leuk als ‘de baas’ strenger wordt, en hoe je het ook wendt of keert, onze mensen zitten nu in een strakker keurslijf. Na de introductie moesten we ook wel even sleutelen aan de juiste settings. Maar uiteindelijk zijn we hier blij mee. De tijden zijn veranderd en SAP heeft ons erg geholpen om daarin mee te gaan. Het succes blijkt trouwens ook uit de vervolgstappen. Inmiddels hebben we de CSR-applicatie en ook de Cash Flow Forecasting gerealiseerd in SAP BPC.”