Het naadje van de kous
Blog | Frank Gubbels, senior BI-specialist @Universiteit Leiden en voorzitter van de VNSG-focusgroep Business Intelligence
12.11.2017 | 11.39 CET | Analytics
Het belang van informatievoorziening
Recentelijk heeft een grote supermarktketen in Nederland een analysemodel losgelaten op de verkoop van brood. Door dit model kunnen ze heel nauwkeurig de hoeveelheid brood voorspellen die per uur verkocht gaat worden. Dat is natuurlijk fantastisch. Brood is beperkt houdbaar en als je weet hoeveel brood je per uur verkoopt, hoef je veel minder weg te gooien. Bovendien loopt de klant altijd weg met vers brood en houdt een fantastisch gevoel over aan jouw winkel.
Dit was zo maar een voorbeeld uit de praktijk, en zo zijn er vele voorbeelden beschikbaar. Informatievoorziening is belangrijker dan ooit. Snelle en effectieve toegang tot informatie is de sleutel tot succesvol ondernemen. Het is dan ook geen verrassing dat steeds meer ondernemingen investeren in informatievoorziening.
Met deze blog wil ik inzicht geven in de toepassingen van informatiesystemen en in de verschillende soorten gebruikers van informatiesystemen. Daarnaast wil ik richting geven hoe bedrijven het informatieproces het beste kunnen ondersteunen.
Gebruikersgroepen
Gebruikers van informatiesystemen zijn grofweg in drie groepen te verdelen:
• Gebruikers die standaardrapporten gebruiken voor hun informatiebehoefte. Dit zijn de informatiegebruikers. Ongeveer 70% - 90% van de gebruikers van informatiesystemen vallen in deze categorie.
• Gebruikers die de data uit het informatiesysteem gebruiken voor analyse, dit zijn informatiewerkers of informatieanalisten. Deze gebruikers zijn niet tevreden met standaard rapportages, maar willen zelf data kunnen combineren. Informatiewerkers gaan op zoek naar verklaringen voor trends en cijfers. Ongeveer 10% - 30% van de gebruikers valt in deze groep. De laatste jaren wordt deze groep steeds groter en dat is een trend die door gaat zetten.
• De kleinste groep gebruikers zijn de data scientists of data analisten. Ongeveer 1% - 5% van de gebruikers valt in deze groep. Ook hier geldt dat deze groep steeds groter wordt. Data Scientists zijn op zoek naar patronen in de data. Middels statistische functies verwerken zij grote hoeveelheden data, zonder dat ze echt weten wat ze tegen gaan komen. Zo ontdekken ze heel verrassende patronen.
Een bekend voorbeeld van zo'n onverwachte ontdekking is dat bier heel goed verkoopt in combinatie met luiers. Het blijkt namelijk zo te zijn dat mannen vaak door hun vrouw op pad worden gestuurd om luiers te kopen. Als beloning kopen ze dan meteen bier voor zichzelf.
Een ander bijzonder voorbeeld zie je in de film Moneyball. In deze film (gebaseerd op een waar gebeurd verhaal) weet een coach kampioen te worden door een honkbalteam samen te stellen en te besturen op basis van data. Destijds uniek, tegenwoordig overal toegepast.
Behoeften en ondersteuning
Wat zijn nu de behoeften van deze verschillende groepen en hoe kun je ze het beste ondersteunen?
Informatiegebruikers
Informatiegebruikers zijn vooral geïnteresseerd in standaardrapporten. Ze willen op eenvoudige wijze toegang krijgen tot hun informatie. Ze nemen de informatie tot zich en acteren vervolgens op basis van deze informatie. Als ze verrast worden door afwijkende cijfers, dan vragen zij een collega om dit uit te zoeken. Deze collega is meestal een informatieanalist of informatiewerker.
De belangrijkste behoeftes van informatiegebruikers zijn:
• Relevante informatie (volledig, actueel, correct)
• Toegankelijke informatie (intuïtief, overzichtelijk, aansprekend, beschikbaar en relevant)
De volgende ondersteuning is gewenst:
• Ontwikkeling en beheer van een centrale informatievoorziening
• Ontwikkeling en beheer van rapportages met bijvoorbeeld SAP Design Studio of Webi
Informatiewerkers
Informatiewerkers zijn vooral geïnteresseerd in de waarom vraag. Waarom geeft een rapport een bepaalde uitkomst. Om deze vraag te kunnen beantwoorden gaan ze op zoek naar aanvullende en meer gedetailleerde informatie. Het antwoord rapporteren ze in zelf gebouwde rapportages.
De belangrijkste behoeftes van Informatiewerkers zijn:
• Relevante informatie (volledig, actueel, correct)
• Breed toegankelijke informatie
• Software om data te kunnen analyseren en zelf rapportages te kunnen maken zonder dat ICT of statistische kennis vereist is (intuïtief, flexibel, standaardfuncties).
De volgende ondersteuning is gewenst:
• Ontwikkeling en beheer van een centrale informatievoorziening
• Ontwikkeling en beheer van geïntegreerde datamarts
• Ondersteuning van software voor data-analyse, bijvoorbeeld SAP Lumira
Data scientists of data analisten
Deze groep ontwikkeld waardevolle inzichten uit grote hoeveelheden (BIG)data. Het doel van hun onderzoek is helder (omzet vergroten, fraude vaststellen, terrorisme opsporen), maar ze weten niet goed wat ze zoeken en waarnaar ze zoeken. Ze laten de data met antwoorden komen. Vaak levert dit onverwachte resultaten (bijvangsten) op. Tijdens hun zoektocht gebruiken ze complexe wiskundige algoritmen om patronen te ontdekken.
De belangrijkste behoeftes van data scientists of data analisten zijn:
• Relevante informatie (volledig, actueel, correct)
• Niet gestructureerde informatie (bijvoorbeeld teksten, of web data)
• Zelf kunnen koppelen en verrijken van data
• Geavanceerde statistische data science software
De volgende ondersteuning is gewenst:
• Ontwikkeling en beheer van een centrale informatievoorziening voor gestructureerde en ongestructureerde informatie
• Ondersteuning van een decentrale flexibele analyse omgeving voor het lokaal koppelen en verrijken van data
• Ondersteuning van geavanceerde statistische data science software, bijvoorbeeld SAP Predictive Analytics.
Inrichting Informatievoorziening
Hoe ziet de informatievoorziening eruit, die in al deze behoeften kan voorzien? Het lijkt een behoorlijk divers en complexe omgeving te worden. Gelukkig zijn er ook overeenkomsten tussen de diverse groepen en zijn grote delen van de informatievoorziening herbruikbaar. In onderstaande tekening staat een voorbeeld. De verschillende gebruikersgroepen worden optimaal gefaciliteerd en toch is er veel hergebruik. De getoonde informatievoorziening is opgebouwd uit SAP-componenten.
Het naadje van de kous
Gelukkig blijkt het goed mogelijk om diverse gebruikersgroepen te ondersteunen met een centrale Informatievoorziening. Door de juiste ondersteuning aan te bieden, kunnen alle gebruikers het naadje van de kous achterhalen. Veel succes in de wereld van informatievoorziening.