S/4HANA: wat is het? 
S/4HANA is de volgende generatie ERP-oplossing van SAP die draait op een snelle in-memory database. Het systeem kan enorm grote hoeveelheden gegevens verwerken. S/4HANA is gebaseerd op een vereenvoudigd datamodel en biedt een gebruikersvriendelijke user interface dankzij SAP Fiori. 

Het systeem maakt gebruik van de nieuwe technologieën zoals Internet of Things (IoT), Device Management, Big Data, Analytics en Machine Learning (ML). En er kan gekozen worden uit een cloud- of on-premise-oplossing. 

Welk transitiepad kies je?
Er zijn 2 archetypes voor het transitiepad dat gevolgd kan worden:

  1. Systeemconversie (Brownfield)

    Het systeem converteert ECC een-op-een naar S/4HANA, met alles erop en eraan, zoals (aangepast) maatwerk, data, bestaande customizing en bestaande set-up. Je hoeft niet de hele organisatie in 1 keer op de nieuwe manier te leren werken, je kunt het blok voor blok doen. Er zijn wel een aantal functies die je meteen moet aanpassen, anders kom je niet verder.

  2. Nieuwe implementatie (Greenfield)
    Het systeem wordt helemaal opnieuw ingericht met de kennis, ervaring en data uit het verleden.

Een derde optie is landscape transformatie, vooral bedoeld voor complexe organisaties zoals multinationals.

Vragen helpen bij de keuze
Er zijn een aantal vragen aan de hand waarvan je kunt bepalen of je het beste kunt kiezen voor systeemconversie of nieuwe implementatie.

  • Voldoet de inrichting van ons systeem nog aan onze huidige eisen, set-up, bedrijfsmodellen en organisatie?
  • Nemen we 25 jaar oude requirements mee naar S/4HANA of grijpen we dit moment aan om opnieuw te beginnen?
  • Kunnen we technisch wel upgraden? Is ons huidige ECC-systeem wel converteerbaar?
  • Zijn er add-ons in het systeem geïnstalleerd die een upgrade blokkeren?
  • Is het systeem unicode?

De migratie duurt bij systeemconversie gemiddeld 8 maanden, bij een nieuwe implementatie gemiddeld 11 maanden.

S/4HANA als onderdeel van de Intelligent Enterprise

S/4HANA wordt door SAP gepositioneerd als de ‘digital core’ binnen de Intelligent Enterprise. SAP's framework voor de Intelligent Enterprise bestaat uit drie onderdelen:

  1. Intelligent Suite: het geheel van applicaties, bestaande uit meerdere oplossingen met S/4HANA als digitale kern
  2. Intelligent Technologies: met ontwikkelingen als artificial intelligence, machine learning en IoT
  3. Digital Platform: een digitaal platform met SAP Cloud Platform en de SAP HANA Data Management Suite

Het overkoepelende doel van de digital core is om processen slimmer te maken en te automatiseren.

Onderscheidende factoren
S/4HANA is het platform waarop afdelingen binnen organisaties en de bijbehorende applicaties samenkomen. Het heeft toegang tot alle databronnen en weet precies welke informatie waar vandaan moet komen. Op de achtergrond is het systeem aan het werk vanuit verschillende SAP-applicaties en databases, maar aan de voorkant merkt de gebruiker daar niets van. Bovendien kan het intelligente IT-systeem op basis van al die informatie voorstellen doen voor verbeteringen van bedrijfsprocessen of aanvullende informatie geven.

Het systeem heeft drie belangrijke onderscheidende factoren:

  1. De user experience is gebaseerd op het huidige, digitale tijdperk
  2. Het systeem kent een intelligente vorm van automatisering
  3. Het systeem biedt end-to-end analytics en real-time informatie
Twee voorbeelden
Denk bijvoorbeeld aan een salesmedewerker die bezig is met een nieuwe order voor een klant, terwijl die klant de afgelopen twee termijnen nog niet heeft betaald. S/4HANA legt die link en het salesdashboard zal deze informatie over de betreffende klant tonen aan de gebruiker. Een tweede voorbeeld is wanneer iemand uit zijn contract dreigt te groeien, dus bijvoorbeeld meer onderdelen gebruikt in de eerste drie maanden dan begroot in het contract. Er wordt dan een signaal gegeven aan de inkoopmedewerker om een amendement op het contract voor te stellen.
 
SAP Fiori: een intuïtieve gebruikersinterface
De gebruikersinterface van S/4HANA is SAP Fiori. Deze interface kan ook al in bepaalde modules van SAP ECC gebruikt worden, maar S/4HANA is gebouwd op het gebruik van Fiori. Daarmee wordt geprofiteerd van deze voorkant. We zijn immers gewend aan de mobiele wereld – iedereen is de hele dag met zijn mobiel in de weer. We willen op dezelfde intuïtieve wijze werken in de IT-omgeving van een bedrijf, wat met Fiori kan. De achterliggende applicaties waar het systeem beroep op doet – zoals SAP Ariba voor inkoop – hoeven niet meer apart te worden geraadpleegd. De gebruiker heeft via één dashboard toegang tot alle informatie.

Toekomstbestendig: flexibel en wendbaar
Maak niet overhaast de overstap naar S/4HANA, maar denk over de meerwaarde na. Bij terughoudendheid moet worden gekeken wat de reden is, hoe zorgen weggenomen kunnen worden, waar prioriteiten liggen en hoe de organisatie haar toekomst ziet. De reden dat het belangrijk is om na te denken over S/4HANA als digital core, heeft alles te maken met de snelle ontwikkelingen van IT. Als organisatie is het noodzakelijk om na te denken over jouw positie in de markt. Nieuwe bedrijven die SAP implementeren, kiezen allemaal direct voor S/4HANA. Blijf je als bedrijf dus SAP ECC gebruiken, is het de vraag hoe lang je hiermee een leidende positie vast kan houden. Wanneer breekt het moment aan dat je wordt ingehaald door start- en scale-ups? Toekomstbestendigheid gaat gepaard met flexibiliteit en wendbaarheid, en S/4HANA is de kern die daarbij past.

Bezwaren
Enkele voorbeelden van terughoudendheid bij bedrijven om de overstap te maken naar S/4HANA zijn:
- S/4HANA wordt gezien als nieuw systeem (terwijl de vijfde grote release op komst is)
- Organisaties willen niet graag standaarden inzetten, omdat zij vrezen hun onderscheidende vermogen te verliezen (SAP streeft er echter naar om alle ondersteunende bedrijfsprocessen onder te brengen in standaarden)
- Onbekend maakt onbemind’, oftewel men heeft eigenlijk nog niet echt goed gekeken naar de mogelijkheden van S/4HANA
- Het is een slechte timing, bijvoorbeeld omdat er net een groot IT-project is afgerond
- Er is behoefte aan een stabiel ERP-systeem, omdat er een ander groot IT-project gaande is
- De organisatie is er nog niet klaar voor; er is te veel verandermanagement vereist

2025
Als je deze bezwaren herkent, is het toch van belang om je hierin te gaan verdiepen. Voor gebruikers van oudere SAP ERP-systemen is namelijk het aftellen naar 2025 begonnen. Aan het einde van dat jaar biedt SAP geen ondersteuning en updates meer voor systemen binnen de SAP Business Suite 7, Business All-in-One (R/3) en ECC.

Update februari 2020
SAP heeft bekendgemaakt dat S/4HANA, de nieuwe generatie ERP, tot 2040 wordt onderhouden. Daarnaast wordt het onderhoud van Business Suite 7 en daarmee ERP 6.0 verlengd tot 2027, met de mogelijkheid om dit tot einde 2030 te verlengen. Daarmee geeft SAP een duidelijk signaal af: S/4HANA is de software die de komende 20 jaar als ‘intelligent core ERP’ dienst gaat doen. Lees hier verder.

Wil jij met ons in gesprek om te horen wat S/4HANA voor jouw organisatie kan betekenen, of wil je kennismaken met andere SAP-gebruikers die al overstapt zijn naar S/4HANA? Neem dan contact met ons op!