GDPR doorbreekt de zuilen van de HR-afdeling
BLOG | Amber Smeulders 
, HR Expert
12.04.2018 11.49 CET | GDPR, HR
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – internationaal bekend als de GDPR - heeft een grote impact op HR-afdelingen van organisaties die opereren in Europa. De nieuwe privacywetgeving levert de nodige hoofdbrekens op voor HR-managers. Maar de AVG biedt ook een kans om interne zuilen af te breken.
Verzuild
De afgelopen jaren zijn HR-afdelingen verzuild geraakt. Kennis-, taak- en verantwoordelijkheidsgebieden zijn opgesplitst. Van échte ketenintegratie binnen HR is zelden sprake. We communiceren en overleggen graag, agenda’s puilen uit met vergaderingen.
Onderlinge afstemming vindt dus wel plaats, maar elkaars data gebruiken we nauwelijks. Dat maakt controle op de totale HR-keten vaak onhaalbaar.
Overigens zou je nog een stap verder kunnen gaan en de totale werkbeleving van een medewerker in ogenschouw kunnen nemen. Dat vergt nog veel meer data-uitwisseling, onder andere ook van systemen voor bijvoorbeeld financiën, inkoop, logistiek, IT-, travel & expense- en facilitymanagement.
‘The employee journey’
Iedere medewerker maakt binnen de organisatie een soort reis door: de ‘employee journey’. Deze keten van werving tot aan ontslag bevat op iedere plek data die onder de AVG vallen. Deze reis wordt afgelegd langs de volgende actoren:
Talent Acquisition
Recruiters hebben expliciet toestemming nodig voor de verwerking van persoonsgegevens. Denk daarbij aan gegevens als naam, telefoonnummer, adres, e-mail, cv en geslacht. Ook moeten zij aangeven met welk doel dit gebeurt.
People Services
Wanneer iemand in dienst treedt, dan gaan deze data richting de afdeling personeelsadministratie. Zij vullen de gegevens aan met bijvoorbeeld een IBAN-nummer, paspoortnummer en een contactpersoon voor noodgevallen. Ook de salarisadministratie voegt zaken toe, zoals afwezigheidsgegevens, data van familieleden of off-cyclebetalingen.
HRBP’s en Talentmanagers
Vervolgens gebruiken HR-businesspartners (HRBP’s) en talentmanagers deze persoonsgegevens bij bijvoorbeeld successiemanagement. Bij dit voorbeeld koppelen zij beoordelingsgegevens en potentieratings aan medewerkers. Dat zijn wederom persoonsgegevens.
Training & Development
Ook de afdeling verantwoordelijk voor opleidingen heeft veel gevoelige data nodig. Denk aan geslacht, geboortedatum, datum van indiensttreding, adresgegevens en interesse- en kennisgebieden.
Deze traditionele processen brengen nog een andere complexiteit met zich mee: het beveiligen van de datatransfers. Veel HR-organisaties drijven op Excel-bestanden die door de gehele organisatie gaan. Hoe bewaken we dat alleen daartoe bevoegden de data kunnen inzien? En hoe voorkomen we dat er allerlei verschillende versies van die spreadsheets op de lokale systemen van de tussenpersonen rondzwerven?
Iedereen verantwoordelijk, iedereen bewust
De conclusie is duidelijk. Naast de officiële functionaris voor de gegevensbescherming en naast wellicht de verantwoordelijke binnen HR voor de AVG, zou iedere HR-medewerker zich verantwoordelijk moet voelen voor deze wet- en regelgeving.
Iedereen moet zich ervan bewust zijn welke data waar in de keten van HR aanwezig zijn. En wat de praktische implicaties zijn van inzagerecht of dataverwijdering in die keten. Die bewustwording is een voorwaarde voor een goede, probleemloze uitvoering van de wetgeving en verkleint de kans op datalekken.
Basisprincipes
De AVG is gericht op de basisprincipes van privacy. Dat leidt tot databewustzijn, en – hopelijk – daarmee aan databehoefte. Wanneer iedereen de waarde van de uitwisseling van HR-gegevens inziet, ontstaat vanzelf een behoefte aan samenwerking binnen de HR-keten. En niet alleen omdat een proces de samenwerking voorschrijft.
Daarmee is een eerste stap richting het doorbreken van de zuilen binnen hr gezet. We moeten de AVG dan ook zien als iets dat het HR-glas halfvol in plaats van halfleeg kan maken. Laten we als HR dan ook de verantwoordelijkheid omarmen die bij de nieuwe wetgeving komt kijken.
Whitepaper
Wil je meer weten over de invloed van de AVG op de HR-activiteiten van jouw organisatie? Download gratis en vrijblijvend deze whitepaper.