Doorontwikkeling focusgroepen - Werkgroep onderzoekt uitbreiding met Special Interest Groups (SIG's)

Bij circa de helft van alle activiteiten van de VNSG zijn de focusgroepen van de vereniging nauw betrokken. We kunnen dus stellen dat deze groepen een belangrijke rol spelen: voor kennisdeling, elkaar helpen met oplossingen en netwerken. De vereniging constateert tegelijkertijd dat er behoefte is aan meer flexibiliteit en ad-hoc-initiatieven. Een werkgroep buigt zich over de doorontwikkeling van de focusgroepen en de toevoeging van Special Interest Groups (SIG’s).

“De focusgroepen hebben, met name in de coronatijd, een enorm belangrijke rol gespeeld. Zij hebben twee jaar lang de VNSG met veel energie en creativiteit voorzien van allerlei activiteiten. Deze vonden allemaal online plaats. De interactie bij online events is natuurlijk heel anders dan onsite. Het aspect van elkaar zien en na afloop een praatje maken, is misschien wel net zo belangrijk als de sessie zelf. Dat er nu weer onsite events op de agenda staan is dan ook een heel goede zaak,” Aan het woord is Erik Pos. Hij is hoofdbestuurslid van de VNSG met aandachtsgebied focusgroepen en maakt deel uit van de werkgroep die zich buigt over de verdere ontwikkeling van de focusgroepen. De werkgroep bestaat verder uit Irfaan Adhien, Remy Miedema, Wilbert van de Laarschot en vanuit het VNSG Bureau Mientje Paais en José Vrijhoef (inmiddels overgedragen aan Coco Bosmans).

Structuur
“Een van de pijlers van VNSG zijn zeker de focusgroepbestuursleden die zich vrijwillig inzetten om jaarlijks al die activiteiten te organiseren,” vervolgt Erik. “Meer dan de helft van alle activiteiten van de VNSG wordt volledig door hen georganiseerd. Focusgroepen hebben een voorzitter en een secretaris als bestuur. Er zijn ook focusgroepen die daarnaast nog een vast kernteam van vrijwilligers hebben. De VNSG wil graag een of twee aanspreekpunten hebben om de groepen te kunnen coördineren. Die kernteamleden zijn net zo belangrijk voor zo’n focusgroep als het focusgroep-bestuur. Met zijn allen zorgen ze ervoor dat hun focusgroep jaar in jaar uit mooie activiteiten realiseert.”

Flexibele samenwerking
“We zien dat de focusgroepen steeds vaker samenwerken. Ze hebben vaak gemeenschappelijke thema’s en organiseren samen een event, bijvoorbeeld een themamiddag. Zo is ook het volgende idee ontstaan: wat voor een structuur moet je hebben om die samenwerking, dat inspelen op actuele thema’s, mogelijk te maken? We willen niet de huidige structuur weghalen of herorganiseren, maar we willen er elementen aan toevoegen. Zo kan iedereen er makkelijker en flexibeler mee omgaan. We verwachten dat meer mensen zich daardoor aangetrokken voelen om zaken te organiseren.”

Criteria
“We weten dat er overlap is tussen de verschillende focusgroepen, wat helemaal niet erg is, maar we willen ook eens kijken naar bepaalde criteria. Wat kun je eigenlijk verwachten van een focusgroep? Organiseert een groep jaarlijks bijvoorbeeld een themamiddag? Of één of twee bijeenkomsten in samenwerking met een andere focusgroep? Dat willen we meten, zodat we het weten. Dat wil niet zeggen dat als een focusgroep daar niet aan voldoet, die geen bestaansrecht heeft,” verduidelijkt Erik. “Het kan zomaar zijn dat een thema het ene jaar niet actueel is, maar een jaar later weer wel. We willen graag weten wat er door de jaren heen terugkerend wordt georganiseerd.” 

Special Interest Groups (SIG’s)
“Als je alle activiteiten analyseert, dan zie je daar patronen in. Die bevestigen ons vermoeden dat de wil om samen te werken, groter wordt. Zo is langzamerhand het idee ontstaan om ook met Special Interest Groups (SIG’s) te gaan werken. Die SIG’s zijn eigenlijk focusgroepen, maar dan niet zo institutioneel. Een SIG richt je niet formeel op: die ontstaat rond een bepaald thema. Mensen komen bij elkaar, organiseren en gaan vervolgens weer in een ander gremium verder. Je kunt een SIG hebben voor iets wat meerjarig meekan, maar je kunt ook een SIG hebben voor iets wat misschien maar een half jaar actueel is. Een groep die heel specifiek één onderwerp heeft en ook weer één specifieke doelgroep. Het leeft binnen de VNSG om daar aandacht voor te vragen. Het is een veel flexibelere manier om activiteiten te organiseren.”

Jaarkalenders
Focusgroepen en SIGs kunnen volgens Erik heel goed naast elkaar bestaan: “Er is ook behoefte vanuit de vereniging om meer met jaarkalenders te werken. Focusgroepen kunnen gemeenschappelijk deelnemen aan centrale thema’s. Dan krijg je al een amorfe manier van samenwerken. De focusgroepen hebben allemaal hun eigen terreinen maar de overlap kunnen ze gemeenschappelijk maken. Wat ook veel genoemd is, als idee, is om naar een matrix te gaan. Op de ene as bevinden zich de focusgroepen, op de andere as de SIG’s. “Er is een hele grote behoefte om buiten de eigen focusgroep mensen uit te nodigen. Dat kon vroeger niet, omdat je als focusgroep een bepaalde set van leden hebt. Dat hebben we nu gewijzigd, zodat mensen makkelijker VNSG-breed kunnen kijken voor wie iets interessant is. Mensen die actief willen worden, willen we ook makkelijk een podium bieden. Juist daar zijn die community’s voor bedoeld.”

Ad hoc
“Er is ook behoefte om ad hoc zaken te bespreken. Bijvoorbeeld over een probleem waaraan je werkt dat je ergens kunt posten. Binnen een dag of week stel je dan een tijdelijke community samen om dat specifieke onderwerp te bespreken. Dat is ook een goede manier om meer dynamiek aan te brengen. Het hoger gelegen doel is ook hier dat leden veel meer kunnen participeren, zelf initiatieven kunnen ontplooien. Deze plannen en ontwikkelingen zijn heel duidelijk een voortdurend proces: het is een beleidslijn die invulling krijgt. We willen het gewoon laten ontstaan. Om dat soort zaken mogelijk te maken zullen bijvoorbeeld aanpassingen aan de VNSG-website nodig zijn. Dat is niet allemaal van de ene op de andere dag geregeld. We zitten nog in dat creatieproces.” 

Gaandeweg institutionaliseren
“Over de doorontwikkeling van de focusgroepen en de uitbreiding met SIGs hebben we al twee keer met de besturen van alle focusgroepen gesproken. In wezen hebben we de doelstelling dat dit jaar de eerste SIG’s zich gaan ontwikkelen. Dan gaan we goed kijken hoe dat precies werkt. Wat hebben jullie allemaal nodig? Wat ontbreekt er nog binnen de organisatie? Wat moet er allemaal aangepast worden? Gaandeweg kunnen we zo gaan institutionaliseren wat een SIG is, en hoe je dat binnen de VNSG vormgeeft. En het liefst ook zo dat deze ook voor wat kortere periodes zijn in te richten.” Afsluitend benadrukt Erik: “Uitganspunt is in elk geval om voort te bouwen op alle mooie dingen die we al hebben. En met een kritisch blik kijken naar wat we kunnen toevoegen. Via de VNSG-website en dit soort artikelen zullen we iedereen op gezette tijden op de hoogte houden. Heb je zelf een goed idee? Dan horen we dat graag. Iedereen kan ons daarover mailen via 
focusgroepen@vnsg.nl.  

19 actieve focusgroepen en 1 in oprichting
Het is de missie van de VNSG om haar leden te helpen zoveel mogelijk waarde uit hun SAP-systemen te halen. In de loop der jagen zijn diverse branche-, product-, en functiegerichte groepen ontstaan: de focusgroepen. Binnen zo’n groep wisselen leden kennis en ervaringen uit, en bespreken zij nieuwe ontwikkelingen met andere gebruikers en specialisten. De focusgroepen zijn ook bedoeld om elkaars netwerk uit te breiden. 

Op dit moment zijn er 19 actieve focusgroepen en is er 1 focusgroep in oprichting. Van de 170 evenementen die de VNSG jaarlijks organiseert, zijn er 75 rechtstreeks gerelateerd aan focusgroepen. Dat is exclusief het jaarlijkse event VNSG Focus Online en de themadagen waar de focusgroepen eveneens een actieve bijdrage aan leveren.

Bekijk hier meer informatie over de diverse focusgroepen.
Bekijk hier de eventkalender.

Interview: Frans van Hoesel
Tekst: Jon Hoofwijk