Agile SAP: geen contradictio in terminis meer – 4 tips

BLOG | Mendel Koerts , Business & IT Architect en secretaris VNSG Focusgroep Strategy Development & Execution (SDE)
30.05.2018  12.06 CET | Agile

Straks wordt op een pak yoghurt nog het label ‘Agile’ geplakt. In de Harvard Business Review (HBR) bijvoorbeeld zijn afgelopen jaren artikelen geplaatst over Agile Marketing, Agile Product Development, Agile for the Whole Organization en warempel, ook een artikel over hoe Agile eindelijk ging werken voor applicatieontwikkeling. Maar het inrichten van een pakket is toch echt andersoortig werk dan applicatieontwikkeling. Dus werkt een Agile aanpak wel in een SAP context?


Scepsis in vijf jaar tijd sterk gedaald

In 2014 waren veel IT managers en directeuren nog sceptisch. Agile SAP werd gezien als een contradictio in terminis. Anno 2018 lijkt het keerpunt bereikt te zijn, gezien de succesverhalen, het aantal aanvragen voor Agile SAP Coaches en de effort die SAP steekt in bijvoorbeeld SAP Activate, zeg maar Agile ASAP. Vreemd is de interesse in Agile werken niet, gezien de belofte: sneller betere en vaak ook nog goedkoper functionaliteit opleveren, welke IT manager wil dat nou niet kunnen bieden aan de business?


Agile nog sterker in combinatie met Lean

Nog interessanter wordt het als je dan ook nog productie-logistieke principes vanuit Lean Manufacturing toepast op de IT voortbrengingsketen, zoals KANBAN. Onderzoek van McKinsey wees in 2011 al uit dat dat ook nog eens behoorlijke voordelen op kan leveren: 10-25% snellere oplevering, 20-45% minder bugs en een verbetering van de productiviteit tot 65%. Die cijfers liegen er niet om, zeker als bedacht wordt dat het gaat om een weinig kapitaalintensieve aanpak. Nog even en IT-ers hebben helemaal niets meer te doen.


De praktijk blijkt vallen en opstaan

Het volgende voorbeeld laat zien dat het in de praktijk echter nog niet altijd goed gaat. Na de beslissing van een grote SAP gebruiker om een pilot met Agile SAP te gaan doen, werd een SAP project geschoeid op de Agile leest. En niet zo maar een project. Dit project stond op de radar bij het bestuur en had een budget van een paar miljoen euro.


Als we het dan doen, dan ook meteen goed, zo was de gedachte. Het geformeerde Agile team was voor een klein deel al bekend met Agile SAP en de rest werd getraind in de aanpak. Op de achtergrond stond een Agile SAP Coach klaar met raad en daad.


De requirements kwamen boven water tijdens gefaciliteerde workshops. Die requirements werden uiteraard omgevormd tot nette Features en User Stories, verzameld in een Product Backlog. Prioritering van de User Stories werd gedaan op basis van bij elkaar horende functionaliteit. Pardon? U zegt? Prioritering niet op basis van de meeste toegevoegde waarde voor de business?


Nee, dat was niet nodig want de Product Owner wilde toch alle functionaliteit in een grote big bang opgeleverd hebben… En daarmee was dat wat Agile Agile maakt, overboord. De enige variabele in het rijtje scope, tijd, budget en kwaliteit is namelijk, jawel, scope. Richt je eerst op werkende software en wel die waar de business echt om staat, of zit, te springen.


Tips voor Agile transities in een SAP-context

Dat is misschien wel even wennen, een flexibele scope. En zo zijn er meer dingen die even wennen zijn. De transitie naar Agile SAP is dan ook grotendeels een organisatie veranderingstraject. Om Agile SAP werkelijkheid te laten worden zijn er vier belangrijke aandachtspunten:


1) De Agile SAP mind shift. Succesvol Agile adopteren vergt een omslag qua denken. Agile teams bijvoorbeeld leveren resultaat als een team, niet als individuen. IT directeuren en project managers moeten anders gaan sturen, niet meer op basis van documenten en afgesproken scope. Creëer een op alle lagen van de organisatie gedragen visie op de nieuwe werkwijze en de route om er te komen. Gebruik daarbij verandermanagement methodieken die uitgaan van menselijk gedrag.


2) De Agile SAP Ways of Working. Bedenk de nieuwe Agile manier van werken samen met de verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en beschrijf de aanleiding, doelstellingen, rollen, processen, organisatie en besturing. Denk daarbij ook aan de rollen als die van Product Owner versus Business Process Owner, Enterprise en Project Architecten en hoe SAP testers een rol gingen krijgen in het team. Klinkt misschien weinig Agile, maar ook bijvoorbeeld de Scrum-aanpak staat gewoon op papier.


3) Het Agile SAP landscape. Onderken en definieer de benodigde technische ingrepen in het SAP systeemlandschap zodat je om kunt gaan met snelle en langzamere wijzigingen, met (cross-system) object locks, (integratie)testen met data die gelijkwaardig is aan productieve data of met uiteindelijke verwijdering van wijzigingen uit een release.


4) Agile SAP en non-functionals. Uiteraard zijn er naast de realisatie van functionaliteit ook nog de projectarchitectuur of blueprint, het organiseren van training en communicatie, stakeholder management, de SAP rollen, profielen en autorisaties, de impact op infrastructurele en platformvoorzieningen, de technische overgang naar een nieuwe omgeving, het migreren van geschoonde en ontdubbelde data, nadenken over master databeheer, integratie en regressietesten, het voorbereiden van de helpdesk op de nieuwe oplossing en de overdracht van kennis - om maar wat te noemen.